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Você precisa atender um grupo de clientes para apresentar uma nova ideia de negócio?

Planeja um treinamento para sua equipe?

Vai programar uma aula especial sobre aquela novidade super relevante na sua área de atuação?

Então surge a dúvida: que espaço reservar para cada situação? 

Para falar a verdade, muitas pessoas ficam em dúvida na hora de locar uma sala para fazer reuniões, cursos, treinamentos ou conferências. Felizmente, pode ser mais fácil do que parece.

Quando se trata de espaço para reuniões ou treinamentos, tamanho é sim documento.

A primeira pergunta que você deve fazer é: Quantas pessoas você quer atender?

Essa questão é fundamental e define se você precisa de uma sala de reunião ou de uma sala de treinamento.
Uma sala de reunião é um espaço reservado para acomodar grupos de até seis pessoas.

Já uma sala de treinamento pode acomodar grupos com mais de seis pessoas, e geralmente oferecem recursos de imagem e vídeo para facilitar a experiência da audiência maior. 

Definido o número de pessoas e o tipo da sala (reunião ou treinamento), você precisa definir qual o seu objetivo. É discutir um projeto? Treinar pessoas? Ministrar uma palestra? Dar uma aula? 

Essas perguntas podem parecer simples e até banais, mas elas são fundamentais na hora de decidir a configuração da sala. Se você for discutir um projeto, por exemplo, é interessante manter uma mesa central, com as pessoas dispostas em volta dela. Se for dar um curso, talvez prefira arranjar o espaço em forma de sala de aula, ou até dispor as cadeiras em um semicírculo. 

Portanto, é importante ter seu objetivo claro para também saber se o espaço que vai locar permite customizar o ambiente de acordo com as suas necessidades. 

Outra questão importante a ser definida é o tempo que levará para discutir seu projeto ou realizar seu curso.

Isso é essencial para a organização da locação e operacionalização do evento.

Conforme o tempo a ser utilizado você terá que programar intervalos com café, água, almoço, lanches e etc. Pensar no bem estar dos participantes durante o evento é fundamental para o sucesso. Quanto maior o tempo do evento, maior deverá ser a infra-estrutura disponível no local e no entorno. 

Por fim, lembre de verificar que todos os equipamentos necessários estarão disponíveis no local. Equipamentos eletrônicos, projetores, telões, microfones, caixas de som, notebook entre outros podem estar inclusos no pacote ou você terá que providenciar de terceiros. Não canse de perguntar, a falta de um cabo HDMI, pode causar um transtorno desnecessário ao seu evento.

Fazer um checklist para não esquecer nada é uma excelente sugestão para o sucesso do seu evento, seja ele de pequeno porte até seis pessoas, ou um grande encontro com mais de 100 convidados.

Para mais informações, orçamentos e disponibilidade de salas aqui no EVC entre em contato por meio do nossos canais de comunicação.